Project Manager là gì? 4 quy tắc để quản lý dự án mang tên “cuộc đời”

Project Manager là một vị trí quan trọng trong một dự án. Để trở thành một Project Manager, bạn cần có một số kỹ năng để xử lý công việc một cách hiệu quả. Những kỹ năng này không chỉ có ý nghĩa trong phát triển nghề nghiệp, biết cách áp dụng, bạn sẽ học được cách quản lý một dự án được gọi là “cuộc sống”.

Quản lý dự án là gì?

Người quản lý dự án (PM) là người chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu đặt ra khi bắt đầu dự án. Trước khi bắt đầu công việc, người quản lý phải xác định:

• Mục tiêu đạt được sau khi hoàn thành dự án.
• Thời gian thực hiện dự án.
• Chi phí cần thiết để phát triển dự án.
• Số lượng nhân sự để thực hiện dự án.
• Trang thiết bị, phương tiện sử dụng.
• Tài liệu tham khảo, thông tin liên quan đến dự án.

Thông qua đó, Project Manager sẽ lên kế hoạch, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và bắt đầu triển khai, giám sát từng giai đoạn và mục tiêu hoàn thành. Họ là những người chịu trách nhiệm cao nhất cho sự thành công hay thất bại của nhóm.

Project Manager phân công công việc cho các thành viên

Công việc hàng ngày của một Project Manager phải đảm bảo bao quát, theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. Họ có một khối lượng công việc khổng lồ cần ghi nhớ và cần đảm bảo độ chính xác cao như:

• Xây dựng kế hoạch cho dự án.
• Theo dõi hoàn thành công việc theo ngày, theo giai đoạn.
• Báo cáo tình trạng công việc cho các bên liên quan.
• Thảo luận với nhân sự dự án, đưa ra những đánh giá, nhận xét để nâng cao chất lượng công việc.
• Xử lý các tình huống phát sinh.
• Thống kê các vấn đề phát sinh để rút kinh nghiệm cho các bước/dự án tiếp theo.

Kỹ năng Người quản lý dự án có:

Không chỉ yêu cầu kiến ​​thức chuyên ngành, một Project Manager giỏi còn cần nhiều hơn thế. Các kỹ năng cần thiết để phát triển cho vị trí quản lý dự án bao gồm:

Giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả

Khi làm Project Manager, bạn phải làm việc với nhiều đối tượng: thành viên trong nhóm, các phòng ban khác, khách hàng, cấp trên,… Hầu hết các dự án đều có sự tham gia của nhiều người. nhiều bên liên quan, bạn phải giao tiếp với họ để làm việc hiệu quả.

Giao tiếp là chìa khóa để trở thành một nhà quản lý dự án giỏi

Do đó, kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng cần có nếu bạn muốn trở thành một Project Manager giỏi. Để công việc suôn sẻ, bạn cần đảm bảo mọi người đều thống nhất về cách làm việc và giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên, để làm được điều này không hề đơn giản. Bạn cần có sự điều chỉnh trong cách tiếp cận và trao đổi thông tin phù hợp với từng nhóm đối tượng. Theo báo cáo năm 2018 từ Pulse Of The Profession, giao tiếp kém là nguyên nhân dẫn đến 29% thất bại của dự án.

Để phát triển kỹ năng này, bạn phải học cách lắng nghe. Bạn cần hiểu mong muốn của các bên liên quan, kết nối thông tin và giao tiếp với họ để tạo ra sự đồng thuận về ý chí và mục tiêu cuối cùng của dự án. Không những thế, hãy đưa ra quan điểm, phản hồi của mình với cấp trên và các thành viên trong nhóm để mỗi bên có những điều chỉnh tương ứng.

Gọn gàng, ngăn nắp trong công việc

Project Manager cần biết cách tổ chức và quản lý công việc. Đây chính là yếu tố tạo nên sự “ngăn nắp” trong tác phẩm. Điều này có nghĩa, bạn phải biết lập kế hoạch, quản lý thời gian, biết phân công nhân sự “đúng người – đúng thời điểm”. Ngoài ra, bạn phải nắm được tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm.

Biết cách sắp xếp nhân sự theo thế mạnh

Bên cạnh đó, bạn cần hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Xử lý tốt mọi việc, đạt kết quả như mong muốn, hạn chế tối đa rủi ro, sai sót không đáng có. Lường trước những tình huống xấu có thể xảy ra giúp bạn kiểm soát và có phương án ứng phó kịp thời. Đây chính là yếu tố tạo nên sự “trong suốt” trong tác phẩm.

Để làm được điều đó, một số Project Manager đã sử dụng thêm các ứng dụng để quản lý công việc. Quản lý thông minh qua ứng dụng trực tuyến giúp giảm áp lực trong công việc hiệu quả.

Lãnh đạo, dẫn dắt mọi người xung quanh

Project Manager còn là người biết cách truyền cảm hứng và động viên các thành viên trong nhóm. Nhưng họ cũng phải có sự nghiêm khắc để duy trì kỷ luật trong quá trình này. Đồng thời, người “chỉ huy” cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của các thành viên trong nhóm để phát huy năng lực cá nhân của mỗi người một cách tốt nhất.

Giữ bình tĩnh trước áp lực

Khi trở thành Project Manager, có rất nhiều tình huống khiến bạn cảm thấy áp lực. Dự án gần đi đến hồi kết nhưng lại phát hiện “lỗi” khó sửa? Thời hạn bàn giao đã đến nhưng khối lượng mới hoàn thành được một nửa? Nói chung, rất nhiều tình huống khiến người quản lý nhóm rơi vào trạng thái căng thẳng.

Vì vậy, giữ bình tĩnh trong những tình huống này là kỹ năng cần thiết của một Project Manager. Suy nghĩ tích cực, thảo luận với các thành viên để tìm ra giải pháp tốt nhất. Nhiều Project Manager dù áp lực lớn vẫn có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống và chúng tôi tin rằng bạn cũng có thể làm được.

4 nguyên tắc để trở thành Project Manager giỏi

Những kỹ năng này không chỉ áp dụng được trong công việc mà còn trong cuộc sống. Hãy thử các quy tắc này để quản lý dự án “mãi mãi” của bạn.

kế hoạch thời gian biểu

Mỗi Chủ nhật và cuối tuần, hãy dành ít nhất 15 phút để lập kế hoạch cho tuần tới. Ghi chú vào sổ tay của bạn hoặc sử dụng Notion để quản lý thời gian của bạn. Điều này sẽ giúp bạn lập danh sách đầy đủ các công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, từ đó làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, ghi chép còn giúp bạn giảm nguy cơ quên các sự kiện đặc biệt (sinh nhật người thân/bạn bè, đăng ký khóa học, cuộc hẹn, v.v.).

Chủ động sắp xếp thời gian

Bạn có thể lên lịch theo ngày. Xác định thời gian mỗi ngày cho: làm việc, giải trí, dọn dẹp/vệ sinh cá nhân, học tập,… Từ đó, bạn sẽ quản lý và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả.

Đặt quy tắc thời gian

Đặt ra các quy tắc của riêng bạn về việc sử dụng thời gian và tuân theo chúng. Hãy nghiêm khắc với bản thân, bạn sẽ nhận được “quả ngọt” sau một thời gian áp dụng.

Ví dụ, bạn đưa ra quy tắc tập thể dục ít nhất 30 phút mỗi ngày. Dù mưa hay nắng, kể cả khi phòng tập đóng cửa, bạn cũng phải cam kết thực hiện nguyên tắc này của mình.

Hoặc bạn đặt ra quy tắc đi ngủ lúc 12h, sau đó cố gắng hoàn thành mọi công việc trong ngày trước 11h để có thể ngủ đúng giờ.

Chi tiết từng công việc

Công việc của bạn càng cụ thể và chi tiết bao nhiêu thì bạn càng dễ dàng đạt được mục tiêu bấy nhiêu. Thay vì đưa ra mục tiêu chung chung như “nói tiếng Hàn”. Bạn có thể đặt mục tiêu: học tiếng Hàn 30 phút mỗi ngày, giao tiếp với người Hàn, đạt TOPIK 2 trong 1 năm. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ đo lường sự tiến bộ của bạn & bạn càng có động lực để đạt được nó.

Sử dụng các công cụ kỹ thuật số

Công nghệ phát triển, bạn hoàn toàn có quyền sử dụng sự trợ giúp từ chúng để làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý tài chính cá nhân để theo dõi chi tiêu. Hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú như Notion để quản lý tác vụ, luôn đi đúng hướng và làm việc hiệu quả hơn.

Sử dụng công nghệ để ứng dụng vào cuộc sống

Project Manager là một vị trí đòi hỏi nhiều kỹ năng ngoài kiến ​​thức kỹ thuật. Tuy nhiên, trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều là những “Project Manager” cho cuộc đời mình. Càng nắm vững nhiều kỹ năng, càng liên tục hoàn thiện bản thân, chúng ta càng có thể “quản lý” bản thân và quyết định tương lai của mình.

Bạn thấy bài viết Project Manager là gì? 4 quy tắc để quản lý dự án mang tên “cuộc đời” có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Project Manager là gì? 4 quy tắc để quản lý dự án mang tên “cuộc đời” bên dưới để Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: daihocdaivietsaigon.edu.vn của Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn

Nhớ để nguồn bài viết này: Project Manager là gì? 4 quy tắc để quản lý dự án mang tên “cuộc đời” của website daihocdaivietsaigon.edu.vn

Chuyên mục: Hỏi đáp