Productivity là gì? 3 cách cải thiện năng suất bản thân

Mọi người đều có câu trả lời của riêng mình cho câu hỏi năng suất là gì? Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều muốn có một phương pháp để đo lường và cải thiện hiệu suất. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn 2 bước để đo lường và 3 cách để cải thiện năng suất của bạn.

Năng suất là gì?

Năng suất là khả năng hoàn thành một công việc/nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh lịch làm việc sao cho phù hợp với khả năng của mình. Năng suất cao, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn, làm được nhiều việc hơn, có thể quản lý nhiều dự án hơn.

Năng suất cá nhân cũng có ảnh hưởng nhất định đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Với năng suất tốt, bạn hoàn thành công việc đúng hạn, vì vậy bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho bản thân, gia đình và bạn bè. Trong trường hợp ngược lại, bạn cần phải làm việc lâu hơn bình thường, thời gian dành cho những người xung quanh và cho bản thân cũng giảm đi đáng kể.

Tại sao năng suất lại quan trọng?

Làm việc hiệu quả khiến chúng ta thoải mái hơn và hạnh phúc hơn. Vì bạn có thể làm tốt công việc của mình nhưng đồng thời có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống. Những người có năng suất làm việc cao thường sẽ kiểm soát được khối lượng công việc trong ngày và hoàn thành nó. Sau đó, họ dành thời gian còn lại để phát triển bản thân, xây dựng các mối quan hệ xã hội và vui chơi.

Không chỉ vậy, khi năng suất làm việc tốt, bạn dễ dàng đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì bạn luôn biết cách và có thể làm tốt công việc được giao và mục tiêu cần đạt được.

Năng suất cao – Xử lý công việc tốt

Những người làm việc hiệu quả thường ít suy nghĩ quá nhiều vì họ biết cách kiểm soát cảm xúc và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Thay vì suy nghĩ tiêu cực, họ dành thời gian để nghĩ ra cách tốt nhất để hoàn thành công việc.

2 bước để đo lường năng suất của bạn

Đo lường năng suất của bản thân giúp bạn đánh giá năng lực của mình, từ đó có những điều chỉnh để đạt được kết quả tốt nhất khi làm việc. Vậy 2 bước để tính năng suất là gì?

đếm thời gian

Cách đơn giản nhất nhưng quan trọng nhất để đo lường năng suất cá nhân: theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn có thể ghi chú thời gian bắt đầu và kết thúc công việc vào sổ tay hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý như Notion.

Theo dõi thời gian làm việc và đo lường năng suất

Theo dõi những gì bạn làm trong từng khung thời gian và mức độ hiệu quả/hoàn thành của chúng. Ví dụ, bạn được người quản lý dự án phân công làm 3 nhiệm vụ trong ngày. Đánh dấu thời gian bạn bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ đó. Nếu mỗi nhiệm vụ cần được thực hiện theo từng bước, bạn cũng có thể ghi lại thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước này.

Đo lường kết quả

Bước tiếp theo để đo lường năng suất cá nhân là đo lường kết quả. Ngoài việc theo dõi thời gian làm việc, hãy viết ra một chút mức độ hoàn thành (Đạt/Không đạt hoặc Hoàn thành/Không đạt).

Trong trường hợp không đạt/không đạt, bạn nên nêu rõ nguyên nhân và yếu tố khiến bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ. Ghi chú của bạn càng chi tiết thì càng dễ theo dõi vấn đề bạn đang gặp phải và điều gì đang ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn.

Đánh giá công việc sau khi hoàn thành

Để đánh giá, bạn có thể tính tỷ lệ dựa trên số lượng công việc đã hoàn thành/tổng ​​số công việc phải làm. Ví dụ, bạn đã hoàn thành 2 trong 3 nhiệm vụ được giao, hiệu quả công việc của bạn là khoảng 66,67%.

Một cách khác để đo hiệu suất là tính tỷ lệ thời gian hiệu quả. Ví dụ, thời gian bạn bắt đầu và kết thúc công việc hàng ngày là 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều (9 giờ). Trong đó, thời gian bạn thực sự tập trung làm việc (dựa trên số liệu ghi nhận được) là 5 giờ, tỷ lệ năng suất của bạn là khoảng 55,56%.

3 cách để cải thiện năng suất của bạn

Sau khi đo lường năng suất, bạn có thể ước tính sơ bộ mức độ hiệu quả của mình trong công việc. Trong trường hợp muốn nâng cao năng suất làm việc, bạn có thể tham khảo 1 trong 3 cách sau:

thời gian dừng lại

Dựa trên số liệu thống kê khi đo lường năng suất, bạn sẽ nhận ra thời điểm nào trong ngày mình làm việc tốt hơn. Một số người có thể đạt được tiềm năng đầy đủ của họ vào buổi sáng. Những người khác tập trung hơn, sáng tạo hơn khi làm việc vào buổi chiều, buổi tối hoặc ban đêm.

Trong khoảng thời gian nào, bạn làm gì sẽ mang lại kết quả tốt? Chẳng hạn, với bạn, buổi sáng tập trung tốt hơn, hãy sắp xếp để xử lý những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và độ chính xác cao. Buổi chiều, bạn thường cảm thấy mệt mỏi, uể oải thay vì cố gắng xem danh sách, thống kê, lên lịch làm việc nhóm, họp trao đổi, đánh giá và đưa ra ý kiến.

Quy luật của đá lớn, sỏi và cát

Quy tắc này có nghĩa là ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp và khó khăn trước. Tiếp theo, giải quyết các nhiệm vụ ít quan trọng và không khẩn cấp hơn.

Khi bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ có độ khó cao, bạn sẽ có thêm động lực để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại. Nhờ cách sắp xếp này, bạn dần bớt trì hoãn và cải thiện năng suất làm việc đáng kể.

Lên kế hoạch làm việc trong ngày của bạn

Thay vì “lao đầu” ngay vào và giải quyết công việc, bạn nên lên kế hoạch cho công việc trong ngày của mình. Mỗi sáng, hãy dành 5-10 phút để sắp xếp công việc của bạn. Viết ra tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày và làm rõ chúng theo 4 cấp độ.

1. Bỏ qua – Quan trọng
2. Không khẩn cấp – Quan trọng
3. Bỏ qua – Không quan trọng
4. Không khẩn cấp – Không quan trọng

Sắp xếp thứ tự xử lý công việc

Sau đó bạn có thể lên lịch để giải quyết công việc theo thứ tự 1 – 2 – 3 – 4 như trên. Với bước này, bạn sẽ xác định được thứ tự xử lý công việc, tránh rơi vào tình trạng đang làm việc này, phát hiện việc khác cần xử lý, phải bỏ dở giữa chừng. Đồng thời, bạn nên xác định mục tiêu trong ngày để có động lực phấn đấu.

Lập kế hoạch theo ngày

Vào cuối ngày, đừng quên dành vài phút, xem lại kế hoạch của bạn và đo lường năng suất cá nhân của bạn. Nhờ đó, bạn có thể đánh giá mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc cũng như định hướng công việc cho ngày hôm sau.

Qua bài viết hi vọng các bạn đã hiểu được khái niệm năng suất là gì. Bạn có thể đo năng suất cá nhân theo thời gian hoặc kết quả. Ngoài ra, để nâng cao năng suất làm việc, hãy tham khảo 3 cách trên và áp dụng, làm việc để đạt hiệu quả tốt nhất.

Bạn thấy bài viết Productivity là gì? 3 cách cải thiện năng suất bản thân có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Productivity là gì? 3 cách cải thiện năng suất bản thân bên dưới để Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: daihocdaivietsaigon.edu.vn của Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn

Nhớ để nguồn bài viết này: Productivity là gì? 3 cách cải thiện năng suất bản thân của website daihocdaivietsaigon.edu.vn

Chuyên mục: Hỏi đáp