Mẫu Excel template kế hoạch quản trị dự án: Project Tracking là gì?

Mẫu ExcelProject Tracking là một công cụ không thể thiếu nếu bạn là người quản lý dự án. Với dạng bài này, bạn sẽ hiểu được tình hình chung và dự đoán được kết quả cuối cùng của dự án.

Biết cách thiết lập và sử dụng Project Tracking Template, bạn sẽ không còn cảm thấy mệt mỏi trong các bước quản lý công việc và tiến độ làm việc của các thành viên.

Theo dõi dự án là gì?

Project Tracking hay còn gọi là theo dõi/quản lý dự án, là một thuật ngữ trong quản lý dự án. Triển khai Theo dõi dự án để nắm bắt tiến độ thực tế của một dự án. Từ đó so sánh với tiến độ dự kiến ​​trước đó để đưa ra giải pháp.

Ví dụ: nếu tiến độ thực tế chậm hơn dự kiến, việc theo dõi sát sao công việc sẽ giúp tìm ra lý do để hành động ngay lập tức.

Tiến độ của dự án được hiểu với một phạm vi khá rộng. Bao gồm nhiều khía cạnh trong một dự án được triển khai. Thông thường, khi một dự án được bắt đầu, sẽ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, chi phí, trạng thái và số lượng nhân viên hoàn thành.

Mỗi dự án được chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ để phân công cho từng nhân viên. Cuối cùng sẽ tổng hợp và bàn giao kết quả.

Theo dõi dự án giúp bạn theo dõi tiến độ dự án

Người làm Project Tracking thường là người giữ vai trò quản lý. Thu thập và tổng hợp thông tin về tiến độ công việc của từng nhân viên. Là người quản lý dự án, bạn cũng có khả năng đánh giá chất lượng công việc và đưa ra giải pháp khi có vấn đề phát sinh.

Ví dụ, nhân viên A thực hiện một nhiệm vụ chậm hơn dự kiến. Cần tìm ra nguyên nhân, đề xuất cách khắc phục và cập nhật lên bảng theo dõi.

Tại sao một dự án cần một mẫu Excel Theo dõi Dự án?

Project Tracking cần được thiết lập từ khi bắt đầu dự án, xuyên suốt cho đến khi dự án được hoàn thành toàn bộ và triệt để.

Mục đích của việc này là giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình thực tế. Thay vì chỉ nghe và đọc báo cáo.

Trong quá trình thực hiện dự án, các vấn đề tiềm ẩn cũng có thể phát sinh. Vì vậy người tạo Project Tracking sẽ dễ dàng nhận ra điều này để đưa ra phương án dự phòng.

Tải tài liệu miễn phí

Mẫu theo dõi dự án

Download ngay Tài liệu đã được gửi vào hộp thư của bạn. Vui lòng kiểm tra email của bạn.

Theo dõi dự án xây dựng thông qua Mẫu Excel cũng giúp tiết kiệm thời gian. Cụ thể, người quản lý dự án sẽ xác định những thay đổi so với kế hoạch ban đầu.

Nhờ đó, sự cố được khắc phục kịp thời và nhanh chóng. Tránh mất thời gian cho người thực hiện, quản lý và khách hàng. Dự án sẽ được hoàn thành đúng hạn.

Project Tracking giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ

Một lý do khác mà Theo dõi Dự án là cần thiết cho một dự án đã triển khai là để cập nhật mức sử dụng tài nguyên thực tế.

Ví dụ, chi phí ước tính của dự án là $450,000. Tuy nhiên, khi bắt đầu triển khai, chi tiêu đã vượt quá ngân sách này. Khi đó, bạn sẽ nhanh chóng lập báo cáo gửi các bên liên quan để kịp thời điều chỉnh các khoản chi phí đã phát hành.

Mô tả của Mẫu Excel Theo dõi Dự án

Project Tracking Template được hiểu là một form theo dõi/quản trị dự án, thường được thực hiện trên Excel.

Mẫu Excel thường dùng sẽ bao gồm các nội dung chính sau: Trạng thái, Mô tả công việc, Hạng mục, Mức độ ưu tiên, Người phụ trách, Người yêu cầu, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Ghi chú.

Trạng thái cho biết đã hoàn thành nhiệm vụ được giao, được chú thích bằng màu sắc riêng biệt. Mô tả công việc ghi lại nội dung cần thực hiện chi tiết của người phụ trách.

Các danh mục là phân loại nhiệm vụ, Ưu tiên việc gì, Ai phụ trách, ai yêu cầu người phụ trách. Mẫu Excel này cũng cần thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án.

Bảng theo dõi công việc

Phần Ghi chú thường được sử dụng để nhận xét thêm về nhiệm vụ. Chẳng hạn như ý kiến ​​của người phụ trách, các vấn đề phát sinh, rủi ro.

Điều này tùy thuộc vào người chịu trách nhiệm quản lý dự án. Nó giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn và đạt kết quả như mong đợi.

Tải tài liệu miễn phí

Mẫu theo dõi dự án

Download ngay Tài liệu đã được gửi vào hộp thư của bạn. Vui lòng kiểm tra email của bạn.

Hướng dẫn sử dụng mẫu Excel

Sử dụng Template Excel để quản lý dự án không quá khó nhưng đòi hỏi bạn phải thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nếu bạn không có ý tưởng về cách tạo bảng theo dõi, bạn có thể tham khảo Mẫu theo dõi dự án sau giờ làm việc. Cách sử dụng chi tiết với Template Excel này được thực hiện như sau:

Tiêu đề trong mẫu excel

Có 7 mục chính nên có trong mẫu quản lý và theo dõi dự án. Bạn nên điền thông tin chi tiết, theo dõi và cập nhật thường xuyên để ngăn ngừa và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh. Các mẫu quản lý dự án bao gồm:

• Trạng thái: Bảng màu được chú thích trước sẽ giúp bạn điền chính xác vào phần Trạng thái, ghi lại tiến trình của dự án.
• Mô tả công việc: Mô tả công việc phải ngắn gọn nhưng đầy đủ ý nghĩa
• Chuyên mục: Group việc làm để tiện theo dõi.
• Ưu tiên: Ưu tiên xử lý công việc.
• Người phụ trách: Người chịu trách nhiệm báo cáo công việc, họ và tên.
• Người yêu cầu: Người chuyển nhượng.
• Ngày bắt đầu: Ngày giao nhiệm vụ.
• Due Date: Thời hạn phải hoàn thành.
• Ghi chú: Ghi chú bổ sung (nếu có).

Điều chỉnh thẻ dữ liệu

Mẫu After Office là mẫu tích hợp sẵn. Có thể thông tin thẻ không khớp với dự án của bạn. Nhưng bạn vẫn có thể điều chỉnh thông tin để thuận tiện theo dõi công việc của mình. Chỉ cần thay đổi văn bản từ các cột M thành O để phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn đã tạo dữ liệu của riêng mình cho mẫu dự án của mình.

Triển khai Theo dõi dự án thông qua Mẫu Excel mang lại nhiều lợi ích. Dự đoán mọi khía cạnh của dự án trong khi vẫn theo dõi tiến độ thực tế.

Bạn cũng có thể dựa vào đây để thực hiện công việc quản lý của mình tốt hơn. Cũng như hỗ trợ các bộ phận, người phụ trách hoàn thành nhiệm vụ. Vì vậy, đừng quên xây dựng Project Tracking để hoàn thành xuất sắc công việc được giao.

Tải tài liệu miễn phí

Mẫu theo dõi dự án

Download ngay Tài liệu đã được gửi vào hộp thư của bạn. Vui lòng kiểm tra email của bạn.

Bạn thấy bài viết Mẫu Excel template kế hoạch quản trị dự án: Project Tracking là gì? có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Mẫu Excel template kế hoạch quản trị dự án: Project Tracking là gì? bên dưới để Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: daihocdaivietsaigon.edu.vn của Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn

Nhớ để nguồn bài viết này: Mẫu Excel template kế hoạch quản trị dự án: Project Tracking là gì? của website daihocdaivietsaigon.edu.vn

Chuyên mục: Hỏi đáp