Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp cân bằng cuộc sống

Kỹ năng quản lý thời gian – giải pháp hữu hiệu cho những người bận rộn, luôn bị quá tải do khối lượng công việc và deadline chất đống. Thật ra không phải ai cũng biết cách sử dụng hiệu quả 24 giờ mỗi ngày. Và thường xuyên để chúng trôi qua một cách vô nghĩa.

Nếu bạn luôn để bản thân bị cuốn vào vòng xoáy của các công việc gấp rút và khó cân bằng được các mối quan hệ xung quanh. Thì hãy xem ngay qua bài viết sau của Sau Giờ Hành Chính để gỡ rối cho chính mình nhé. 

Thuật ngữ quản lý thời gian là gì?

Tại sao quỹ thời gian của ai cũng như nhau mà có người cảm thấy thời gian trôi qua tẻ nhạt. Mặt khác, có người lại thấy bản thân đã làm được nhiều giá trị ý nghĩa, lớn lao cho xã hội? Điểm khác biệt lớn nhất đó là kỹ năng quản lý thời gian ở mỗi người.

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp từng công việc chi tiết, cụ thể đến khi hoàn thành mục tiêu trong thời gian nhất định. Kế hoạch có thể tùy vào mục đích công việc mà được lập ở các định mức thời gian khác nhau. 

Có thể lên kế hoạch theo năm, theo tháng, theo tuần, theo ngày, thậm chí theo giờ. Thời gian được xem “là vàng là bạc”, nên nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì hiệu suất làm việc càng được tối ưu.

Người thành công đều biết cách quản lý và sử dụng quỹ thời gian sao cho hợp lý nhất.

Bên cạnh kiểm soát tốt cuộc sống cá nhân, bạn còn ghi điểm trong mắt nhiều nhà tuyển dụng. Khi có kỹ năng quản lý thời gian, đồng nghĩa bạn cũng hội tụ các kỹ năng khác trong công việc. Được đánh giá có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, năng suất làm việc cao và mang lại nhiều giá trị cho công ty. 

Đọc thêm: 7 kỹ năng giúp bạn trở thành nhà quản lý tài ba

Ma trận kỹ năng quản lý thời gian Eisenhower và 4 cấp độ

Trên thực tế, người thành đạt đều biết cách quản trị thời gian thông minh. Trong đó sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý thời gian là không thể phủ nhận, đặc biệt phải kể đến ma trận Eisenhower.

Ma trận Eisenhower được lấy theo tên của tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Ông nổi tiếng với năng suất làm việc cực kỳ hiệu quả. Eisenhower cũng là một trong số các công cụ nổi tiếng về tổ chức thời gian được nhiều người thành đạt ưu tiên sử dụng. 

Phân biệt tính chất khẩn cấp và quan trọng

Cấu trúc của ma trận Eisenhower là phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên bằng cách đánh giá dựa trên 2 tính chất: Khẩn cấp và Quan trọng. 

• Mức độ khẩn cấp: Công việc có giới hạn về thời gian, đòi hỏi phải giải quyết ngay lập tức, nếu không hoàn thiện đúng lúc sẽ gây hậu quả. 
• Mức độ quan trọng: Công việc có sự ảnh hưởng lớn đến bản thân và công việc của bạn. Không có kết quả ngay lập tức mà chủ yếu cần ở bạn nhiều thời gian như sự bình tĩnh, nghiên cứu, suy nghĩ logic, nhạy bén để thực hiện được mục tiêu cuối cùng.

Cách sử dụng ma trận kỹ năng quản lý thời gian sao cho hiệu quả

Sau khi bạn đã ghi ra tất cả công việc vào 2 nhóm lớn, kể cả những việc lắt nhắt, chiếm thời gian làm của bạn. Thì Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn phân chia thành 4 nhóm như sau:

• Vừa khẩn cấp vừa quan trọng: Bạn cần đích thân xử lý ngay lập tức, không được giao cho bất kỳ ai thực hiện.
• Khẩn cấp, không quan trọng: Có thể ủy thác cho người khác làm, tập trung vào công việc quan trọng hơn.
• Quan trọng, không khẩn cấp: Cần lập kế hoạch để thực hiện từng bước.
• Không quan trọng không khẩn cấp: Loại bỏ khỏi danh sách công việc nếu bạn quá bận rộn. 

Biểu đồ quản lý thời gian trong ma trận Eisenhower.

Vừa khẩn cấp vừa quan trọng 

Nếu bạn liệt kê thuộc nhóm công việc này thì cần phải bắt tay vào làm ngay. Cụ thể gồm các việc như sau:

• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Cưới hỏi, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm,…
• Không đoán được thời điểm xảy ra (chuyện đột ngột): Họp khẩn cấp, chăm sóc người thân, xảy ra sự cố với khách hàng,…
• Công việc bị tồn đọng sắp đến hạn deadline: Viết báo cáo, ôn thi, soạn bài,…

Khẩn cấp, không quan trọng

• Đặc trưng của nhóm công việc này là chúng không có ý nghĩa về lâu dài để hướng tới mục tiêu của bạn. Vấn đề khẩn cấp ở đây là những việc cần làm liền như: đang học có tin nhắn cần trả lời, người thân nhờ mua đồ,…
• Hướng giải quyết tốt nhất bạn có thể ủy thác cho người khác làm. Hoặc giải quyết một cách nhanh chóng để quay lại với công việc chính.

Quan trọng, không khẩn cấp

• Nhóm công việc đòi hỏi bạn phải dành thời gian nhiều hơn cho chúng bằng cách lập kế hoạch. Và làm từng bước cho đến khi đạt được mục đích cuối cùng. Có thể không quan trọng tại hiện tại nhưng lại vô cùng ảnh hưởng đến bạn trong tương lai.
• Các công việc có thể kể đến như: học ngoại ngữ, học kỹ năng mới, luyện giao tiếp, đọc sách,…

Không quan trọng, không khẩn cấp

• Công việc thuộc nhóm này, bạn có thể ủy thác cho người khác thực hiện nếu là công việc chung. Nếu không bạn có thể làm sau khi đã hoàn thành các công việc quan trọng hơn.
• Tại nhóm khẩn cấp, không quan trọng bạn nên tự hỏi bản thân nếu làm thì có nhận được lợi ích gì không, nếu không nên bỏ hẳn để dành thời gian thực hiện công việc khác.

Trước khi áp dụng khung quản lý công việc Eisenhower, bạn cần sắp xếp và tối ưu lượng công việc cần thiết để đưa vào. Đặc biệt các công việc có tính chất lặp đi lặp lại như check mail,…nên tạo một khoảng trống trong ma trận, tránh làm rối mắt. 

Top 3 ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả, dễ sử dụng

Một trong các bí quyết thành công là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là 3 ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất đang được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng.

Ứng dụng quản lý thời gian – Forest Stay Focused

Giao diện ứng dụng Forest giúp bạn nâng cao năng suất làm việc.

Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian Forest là một ứng dụng vô cùng hiệu quả. Có thể giúp bạn hạn chế sử dụng smartphone. Hạn chế lãng phí thời gian, tập trung vào công việc, học tập thông qua nhiệm vụ trồng cây ảo.

Tần suất bạn sử dụng điện thoại càng ít thì cây của bạn càng xanh tươi, phát triển. Ngược lại nếu sử dụng nhiều cây của bạn sẽ bị héo úa và chóng tàn. Bạn có thể tự giới hạn bản thân vào các ứng dụng lãng phí thời gian như Facebook, YouTube, Instagram,..

Bạn càng ít sử dụng smartphone thì cây sẽ càng tươi tốt.

Điều đặc biệt của Forest là không chỉ giúp người dùng cân bằng được cuộc sống và công nghệ. Mà còn làm thế giới xanh tươi bằng cách biến sự tập trung của bạn thành những cây xanh thật tại Châu Phi

Ứng dụng Foreѕt Staу Foᴄuѕed hiện có phiên bản trên máy tính PC Windows và 2 hệ điều hành iOS và Android. Điểm đánh giá trên Android là 4.2/5 và iOS là 4.8/5.

Ứng dụng quản lý thời gian biểu – Memory Timer

Biểu tượng ứng dụng Memory Timer.

Giao diện tươi sáng của Memory Timer được nhiều người dùng biết đến nhờ tính năng quản lý thời gian biểu. Nhắc nhở các thói quen và những sự kiện quan trọng. Cấu hình của ứng dụng được thiết kế nổi bật với nhiều chức năng quản lý. Và hiển thị sinh nhật theo chòm sao.

Phù hợp với người dùng bắt đầu rèn luyện kỹ năng từ các thao tác cơ bản nhất. Ứng dụng có trên hệ điều hành iOS và Android.

Ứng dụng lập thời gian biểu cá nhân – Tick Tick

Biểu tượng ứng dụng quản lý thời gian TickTick.

TickTick là ứng dụng lập thời gian biểu cá nhân giúp bạn quản lý được công việc của mình một cách khoa học nhất. Luôn theo dõi tiến độ sát sao và nhắc nhở theo những gì bạn đã ghi.

Thao tác lên danh sách công việc dễ dàng.

Cách sử dụng của TickTick cũng đơn giản không kém. Dễ dàng lập kế hoạch, danh sách công việc theo mốc thời gian cụ thể. Đồng thời thao tác xóa bỏ công việc cũng nhanh chóng. Bạn có thể chia sẻ danh sách công việc lên các trang mạng xã hội khác thông qua TickTick.

Tính năng đếm ngược thời gian cho từng công việc trên ứng dụng TickTick.

Điểm đặc biệt nhất của TickTick chắc có lẽ là phần âm thanh trắng che lấp các tạp âm khác khi bạn cài đặt chế độ nhắc nhở. TickTick hiện có trên 2 nền tảng ios và android với hơn 1 triệu lượt tải ứng dụng. 

Lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian

Có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong công việc lẫn cuộc sống. Hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến thế? Lợi ích bản thân sẽ nhận được là gì?

Giảm mức độ căng thẳng

Công việc là một trong các nguyên nhân gây nên tình trạng căng thẳng. Đặc biệt khi công việc càng bị ứ đọng thì bạn sẽ càng bị stress nhiều hơn. Đó chính là lý do vì sao bạn nên giải quyết công việc một cách nhanh chóng, tránh tồn đọng.

Thay vì bạn cứ ngồi đó nhìn mớ công việc ứ đọng và suy nghĩ khi nào sẽ hoàn thành. Thì bạn chỉ cần bắt tay vào lập kế hoạch với từng công việc cụ thể, mốc thời gian rõ ràng. Khi thực hiện theo kế hoạch đã có, bạn sẽ cảm thấy nhẹ hơn rất nhiều.

Đọc thêm: Overthinking là gì? Làm gì khi những suy nghĩ trở nên quá tải

Có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Có kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ hoàn thành các list công việc tốt nhất theo mục tiêu đã đề ra. Công việc thuận lợi, cải thiện nhiều vấn đề, bản thân sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

Bạn sẽ tận dụng được quỹ thời gian của mình hiệu quả. Lâu dần trở thành thói quen giúp bạn chủ động hơn trong cuộc sống và có động lực cho bản thân mỗi ngày. 

Kiểm soát thời gian cá nhân và làm việc hiệu quả.

Hạn chế tình trạng trì hoãn

Khi không có kế hoạch, chúng ta thường có xu hướng làm việc theo cảm tính. Luôn luôn trì hoãn những việc bản thân cho rằng còn lâu mới tới deadline.

Học tiếng Nhật ư? Còn lâu mới thi, lướt Facebook một tí đã. Bạn định sẽ dọn tủ quần áo vào lúc 6h tối, sau đó bạn bè rủ bạn đi chơi. Bạn liền quyết định đi ngay và nghĩ chuyện dọn đồ để mai dọn cũng được,… Cứ như vậy, bạn đã không biết bản thân đã lãng phí một lượng thời gian nhiều như thế nào?

Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn nắm được mốc thời gian. Và công việc mà bản thân cần làm trong ngày. Từ đó bạn sẽ chủ động, kiểm soát được thời gian và mang lại nhiều hiệu quả hơn. 

Trì hoãn là lý do lớn nhất khiến cho bạn luôn trong trạng thái căng thẳng bởi nhiều công việc tồn đọng. 

Cải thiện sức khỏe và tinh thần

Công việc càng tồn đọng, đồng nghĩa bạn sẽ luôn trong trạng thái bận rộn. Không có thời gian để quan tâm các vấn đề dinh dưỡng và luyện tập thể thao. Khi có kế hoạch ổn định và kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có các khoảng thời gian trống để bản thân nâng cao sức khỏe thể chất lẫn tinh thần.

Xem ngay: Cách chăm sóc sức khỏe tinh thần trước những áp lực

Giúp bạn tự tin hơn

Bạn có thể sẽ hơi khó hiểu khi kỹ năng quản lý thời gian tốt lại giúp chúng ta tự tin hơn. Đúng rồi đây, bạn không nghe lầm đâu! 

Nếu bạn hoàn thành từng công việc theo các cột mốc đã quy định, điều này sẽ khiến bạn không phải làm việc quá sức mà còn có thời gian dành cho bản thân.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có động lực để cống hiến mỗi ngày. Giúp bạn giữ được sự tự tin cho bản thân và từng bước chinh phục ước mơ của mình.

Hoàn thành mục tiêu đề ra là cách mang lại cho bạn sự tự tin hiệu quả nhất.

Năng suất làm việc tốt hơn trong thời gian ngắn

Khi sắp xếp được thời gian, công việc cũng sẽ được kiểm soát. Cùng khoảng thời gian đó, bình thường bạn chỉ giải quyết được 1 đến 2 công việc, nhưng khi có sự tập trung thì bạn sẽ hoàn thành công việc với năng suất cao nhất.

Sau khi hoàn thành xong, bạn nhìn lại chắc chắn sẽ vô cùng bất ngờ vì những gì mà bản thân làm được đó.

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, hiệu quả làm việc sẽ tăng lên đáng kể.

Liên hệ bản thân về kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian để tổ chức công việc hiệu quả là một kỹ năng sống không thể thiếu nếu bạn muốn trở thành người thành công trong xã hội 4.0.

Liệt kê cụ thể các công việc cần làm

Xác định rõ những công việc cần làm theo tháng, theo tuần, theo ngày. Bạn càng chia nhỏ mốc thời gian thì hiệu quả bạn nhận được sẽ càng cao.

Bạn sẽ biết được mình cần làm công việc gì vào thời gian nào, sẽ không bị làm việc theo cảm tính nữa. Chỉ cần hoàn thành công việc theo những gì đã lập trong kế hoạch, bạn sẽ không mất thời gian để suy nghĩ cần làm gì tiếp theo.

Để quản lý thời gian cá nhân tốt, cần lập kế hoạch, đặt mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động.

Sắp xếp công việc theo thứ tự 

Trước khi bắt đầu làm, bạn nên kiểm tra lại đâu là công việc cần ưu tiên làm trước, công việc nào có thể gác lại sau. 

Việc quan trọng bạn nên làm ngay để đảm bảo thời gian và chất lượng công việc. Như vậy bạn sẽ không bị căng thẳng, áp lực khi đã cận deadline mà vẫn chưa xong. 

Rèn sự tập trung và kỷ luật

Để kiểm soát được lượng công việc và sử dụng thời gian khoa học, bạn nên đặt ra một số quy tắc riêng của bản thân và cố gắng thực hiện theo quy ước đó.

Thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy khó khăn, khó chịu nhưng đừng vội bỏ cuộc. Lâu dần chính bạn sẽ cảm thấy biết ơn bản thân mình nhiều đấy, khi mọi thứ đều có kết quả như ý muốn và cũng không cần chạy đua với thời gian.

Bên cạnh đó sự tập trung cũng quan trọng không kém. Khi làm bất cứ việc gì, bạn chỉ cần tập trung sức và trí óc cho vấn đề đó. Điều đó không chỉ mang lại hiệu quả cao mà bạn còn tiết kiệm được khối thời gian để thực hiện việc khác.

Sắp xếp bàn làm việc khoa học

Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tìm kiếm tài liệu cần thiết. Thử tưởng tượng nếu bạn làm việc giữa một nơi lộn xộn với đống hồ sơ quăng lung tung. Bên cạnh cảm giác rối mắt, khó chịu, bạn còn phải mất nhiều thời gian để tìm ra thứ mình cần. Vì thế hãy sắp xếp lại nơi làm việc của mình mỗi ngày nhé.

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả cũng là một kỹ năng mềm cần nhiều thời gian để luyện tập và nâng cao mỗi ngày.

Dưới đây là một số hướng khắc phục giúp bạn rèn luyện từng ngày:

Chia nhỏ công việc để xác định rõ mục tiêu cần làm

Đứng trước một nhiệm vụ lớn, bạn sẽ cảm thấy bản thân không đảm đương nỗi. Nhưng khi bạn chia nhỏ ra thành nhiều công việc tương ứng các deadline khác nhau. Bạn sẽ cảm thấy dễ thực hiện hơn rất nhiều và ngày càng đến gần mục tiêu hơn.

Chia nhỏ từng công việc cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu chính.

Tạo thói quen ghi chú lại các công việc đã, đang và sẽ làm

Khi bạn có thói quen ghi chú, bạn sẽ biết được thứ tự công việc cần hoàn thành. Và sẽ không rơi vào tình huống bị cuốn theo công việc. Là một cách giúp bạn chủ động kiểm soát được quỹ thời gian của mình, không bị sót việc.

Tổng kết công việc cuối mỗi ngày

Việc làm này sẽ giúp bạn kiểm tra được bản thân có bỏ quên nhiệm vụ nào hay không? Cũng là một thói quen để học cách sắp xếp và tổ chức công việc. Để những nhiệm vụ kế tiếp được giao, bạn sẽ hoàn thành tốt hơn lần trước.

Kết luận

Khi bạn học được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, biết cách đặt mục tiêu, bạn sẽ thấy bản thân mình có nhiều quỹ thời gian hơn. 

Hãy tự đặt ra cho mình những nguyên tắc riêng và nghiêm túc thực hiện trong một thời gian nhất định. Chắc chắn bạn sẽ rất tự hào về bản thân và cảm thấy hối tiếc khi đã bỏ lỡ quá nhiều thời gian như vậy.

Bạn thấy bài viết Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp cân bằng cuộc sống có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp cân bằng cuộc sống bên dưới để Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: daihocdaivietsaigon.edu.vn của Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn

Nhớ để nguồn bài viết này: Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp cân bằng cuộc sống của website daihocdaivietsaigon.edu.vn

Chuyên mục: Hỏi đáp