Fax là gì? Máy Fax là gì? Cách gửi fax như thế nào?

fax là gì? Đây là đặc điểm chung của dân văn phòng khi gửi và nhận thông tin trong thời gian rất ngắn. Bạn đã biết gì về thiết bị này chưa? Hãy cùng superclean.vn tham khảo thêm những thông tin chia sẻ dưới đây nhé!

Tìm hiểu về gửi fax và cách gửi fax trực tuyến

fax là gì? Các định nghĩa liên quan đến fax

Fax là một từ tiếng Anh được rút gọn từ từ “facsimile” trong tiếng Latinh. Khi dịch sang tiếng Việt, fax có nghĩa là thư điện tử. Đây là phương pháp được phát triển bởi một nhà khoa học nổi tiếng người Anh tên là Alexander Bain. Sau đó nó được nghiên cứu bởi nhiều nhà khoa học khác và vẫn tiếp tục cho đến ngày nay.

Máy fax là gì?

Một thiết bị điện tử gửi các bản sao trực tiếp qua dây. Máy fax quét tài liệu gốc. Sau đó, họ chuyển đổi thông tin thành tín hiệu và gửi đến máy thu qua dây. Khi các tín hiệu này được truyền thành công, máy fax nhận sẽ chuyển đổi tín hiệu và in chúng dưới dạng văn bản.

Ảnh máy fax

Nói cách khác, máy fax là thiết bị dùng để gửi tài liệu qua mạng điện thoại. Máy fax đầu tiên ra đời có thể gửi tín hiệu qua dây dẫn. Đến năm 1924, các nhà khoa học đã biết và có thể sử dụng sóng vô tuyến để gửi fax nhờ điều chế tần số. Ngày nay, việc gửi fax có thể được thực hiện giữa hai máy fax, giữa máy fax và điện thoại, máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử nào khác có thể gửi và nhận fax.

Bài viết tham khảo: Scrum là gì? nhanh nhẹn là gì? Bạn biết gì về mô hình Agile & Scrum?

Số fax là gì?

Giống như số điện thoại, số fax là một số duy nhất được sử dụng để phân biệt các thư riêng lẻ và ngăn chúng gửi nhầm. Để trao đổi thông tin với đối tác, bạn cần gửi số fax của mình cho họ. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể tạo cho mình một hoặc nhiều số fax.

Thông thường, số fax theo sau số điện thoại của công ty hoặc có thể là một số mới. Ví dụ, số fax của Công ty bánh kẹo Tràng An được lấy từ số điện thoại của công ty: (+84)(04) 3756 4138.

fax là gì?

Là dịch vụ gửi tài liệu, thông tin cho khách hàng, đối tác dựa trên số fax mà họ cung cấp. Hình thức này được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì tính bảo mật và độ tin cậy cao.

Sự thật về gửi fax về Việt Nam

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc gửi nhận thông tin bằng gmail đã trở nên rất phổ biến và được nhiều người sử dụng. Ngoài ra, nhiều ứng dụng mạng xã hội như zalo, skype, telegraph… cho phép người dùng gửi file, tài liệu miễn phí.

Điều này làm cho máy fax không còn phổ biến như trước đây. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là fax đã chết hoàn toàn. Hình thức này vẫn được sử dụng tại các doanh nghiệp, công ty khác bởi nó mang lại nhiều ưu điểm như:

• Fax có bảo mật tốt hơn gmail hoặc các ứng dụng truyền thông xã hội khác.
• Xử lý tín hiệu chính xác.

Hiện nay, tuy không phát triển mạnh như email và gmail nhưng fax vẫn là phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn do tính bảo mật cao.

Ở Việt Nam, fax không được biết đến và hoạt động tốt như gmail

Máy fax dùng để làm gì?

• Thiết bị có thể hoạt động như một mồi nhử; nó cho phép người dùng tải xuống thông tin trong vài giây.
• Một trong những tính năng chính của việc sử dụng máy fax là in fax, bạn chỉ cần một máy in phun màu và laser, toàn bộ quá trình in sẽ chính xác và tiết kiệm rất nhiều chi phí.
• Máy fax cho phép in văn bản fax từ bộ nhớ trong khi gửi một bản fax khác hoặc quét sau khi nhận được.
• Máy fax giúp người dùng gửi nhận tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian.

Cách gửi fax

Không cần đầu tư tiền mua máy fax, bạn vẫn có thể gửi fax trực tuyến bằng máy tính và gmail đơn giản. Cách chính xác để làm điều này là như sau:

Gửi fax bằng máy tính

Bước 1: Nhập từ khóa fax vào thanh tìm kiếm để mở chương trình fax. Sau đó nhấp vào “Fax mới”. Một cửa sổ mới hiện ra, chọn “Next” để tiếp tục.

Chọn “fax mới” để bắt đầu gửi fax

Bước 2:

• Nhập tên người nhận fax vào trường “Tới”. Nhập số fax của người nhận vào trường “Số”. Nếu người nhận đã có thông tin trong Sổ địa chỉ, chỉ cần nhấp vào “Danh bạ” để chọn người nhận.
• Bạn cũng có thể gửi fax đến nhiều địa chỉ cùng một lúc bằng cách nhấp vào nút “Thêm” và nhập tên và số fax của người nhận. Khi hoàn tất, chọn “Next” để tiếp tục.

Bước 3: Nhấp vào “Ảnh bìa” để chọn mẫu fax. Nhập chủ đề của fax vào trường “Chủ đề” và nhập văn bản vào trường “Ghi chú” và chọn “Tiếp theo” để tiếp tục.

Bước 4: Tại mục “Schedule”, nếu bạn muốn gửi fax ngay thì chọn “Now” hoặc chỉ định thời gian muốn gửi fax bằng cách nhấn vào “Exact time in the next 24h”.

Để chọn ưu tiên fax, bạn phải chú ý đến phần “Ưu tiên fax là gì?” phần. Nếu chọn “Nâng cao”, bản fax này sẽ được gửi trước. Sau đó nhấp vào “Tiếp theo” để tiếp tục.

Vậy là xong, bạn đã tạo xong một bản fax và chỉ cần gõ “Finish” để gửi. Tuy nhiên, bạn có thể xem trước và chỉnh sửa fax trước khi gửi bằng cách nhấp vào “Fax Preview”.

Khi bạn chỉnh sửa xong, hãy nhấp vào biểu tượng “Save” để lưu và nhấn “Finish” để gửi fax.

Gửi fax qua gmail

Để gửi fax qua internet bằng gmail, hãy đảm bảo bạn có tài khoản fax qua internet. Nếu chưa hãy đăng ký tài khoản trước khi gửi.

Bước 1: Mở nó và đăng nhập vào tài khoản gmail của bạn bình thường. (Lưu ý: không gửi được fax qua app gmail trên điện thoại).

Bước 2: Nhấp vào “SOẠN” ở góc trên bên trái của hộp thư.

Bước 3: Nhập số fax với phần mở rộng của người bạn muốn gửi fax vào trường “Tới”.

Ví dụ: Nếu bạn đang sử dụng RingCentral để gửi, chỉ cần nhập số fax có phần mở rộng là rcfax.com như trong hình “Tới”. Lưu ý, nếu muốn gửi tài liệu ra nước ngoài, bạn phải thêm quốc gia vào đầu số fax.

Bước 4: Nhập chủ đề của bản fax vào trường ‘Chủ đề’.

Bước 5: Nhập thông tin bạn muốn gửi hoặc tải tệp lên.

Bước 6: Cuối cùng, nhấp vào “Gửi” để hoàn tất việc chuyển tiền.

Tìm hiểu khi bạn gửi fax

• Các bản fax chưa gửi được lưu trong thư mục “Hộp thư đi”. Sau khi gửi thành công, chúng được lưu trong thư mục “Gửi mục”. Các bản fax đã nhận được lưu trữ trong phần “Hộp thư đến”. Bạn nên nhớ rõ điều này để khi sử dụng sẽ dễ dàng tìm kiếm các bản fax.
• Tùy thuộc vào cài đặt, các bản fax đã nhận có thể được in trực tiếp vào máy in hoặc được lưu dưới dạng một bản sao bổ sung trong thư mục được chỉ định.
• Ngoài việc gửi fax bằng phần mềm tích hợp sẵn trong windows, bạn có thể gửi bằng các chương trình có chức năng in ấn như tài liệu, v.v.

Chúng tôi hy vọng thông qua bài viết trên sẽ giúp bạn cách fax và cách gửi fax trực tuyến một cách dễ dàng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, vui lòng để lại bình luận bên dưới để chúng tôi hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất!

Bạn thấy bài viết Fax là gì? Máy Fax là gì? Cách gửi fax như thế nào? có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Fax là gì? Máy Fax là gì? Cách gửi fax như thế nào? bên dưới để Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: daihocdaivietsaigon.edu.vn của Trường Đại học Đại Việt Sài Gòn

Nhớ để nguồn bài viết này: Fax là gì? Máy Fax là gì? Cách gửi fax như thế nào? của website

Chuyên mục: Hỏi đáp